Comment faire une réunion téléphonique efficace en étant à l’autre bout du monde ?

Dans notre activité de conseil, nous devons communiquer quotidiennement avec nos clients. Nous utilisons évidemment l’e-mail et la messagerie instantanée mais nous faisons également très régulièrement des réunions téléphoniques avec un ou plusieurs interlocuteurs.

Voici quelques conseils pour que ça se passe le mieux possible.

1/ Être à l’heure

Vous l’avez sans doute déjà constaté, les réunions ne démarrent jamais rarement à l’heure, même quand tous les intervenants travaillent dans les mêmes locaux.

Il y a systématiquement 5 / 10 minutes de battement le temps que tout le monde arrive et s’installe. C’est encore plus vrai quand on doit se connecter à un Skype, brancher un micro, …

Nous mettons donc un point d’honneur à être hyper ponctuels, connectés et disponibles à l’heure prévue.

Ce ne sera peut-être pas suffisant pour que la réunion démarre à l’heure mais ce ne sera pas de votre faute 🙂

Mine de rien, le simple fait d’être toujours à l’heure est un vrai gage de sérieux et contribue à rassurer votre client qui ne va pas penser qu’il paie un prestataire qui boit des cocktails au bord de la plage en Thaïlande.

2/ Avoir une bonne connexion internet

C’est absolument indispensable pour avoir une bonne qualité audio. D’expérience, il faut au strict minimum avoir un débit internet d’1 mo / seconde en vitesse descendante et 1 mo / seconde en vitesse montante.

La vitesse descendante est rarement un problème (sinon vous allez vraiment galérer pour travailler) .

La vitesse montante est d’avantage source de problème. En Turquie et au Maroc où nous sommes depuis bientôt 3 mois, le débit montant est de l’ordre de 0,1 mo / seconde. Très compliqué de faire des réunions téléphoniques dans ces conditions.

Heureusement, les réseaux mobiles (3G / 4G) sont généralement beaucoup plus rapides et permettent de faire des appels sans problème. Nous switchons donc de notre connexion wifi à notre connexion mobile lorsque nous devons téléphoner.

L’idéal est d’avoir un plan B en cas de problème (une connexion wifi et une connexion mobile / deux connexions mobiles, …).

Quoi qu’il en soit, le fait d’avoir une bonne connexion internet est votre problème, pas celui de votre client. A vous de vous débrouiller 🙂

3/ Avoir du bon matériel

Ne faîtes pas l’erreur de vous contenter du micro et du haut-parleur intégré à votre ordinateur portable.

Non seulement, la qualité audio est médiocre mais en plus, cela risque de générer de l’écho (le son de votre interlocuteur va repasser dans le micro de votre ordinateur et généré une boucle).

Il n’y a pas à réfléchir, investissez dans du matériel de qualité pour votre matériel de travail.

Je privilégie les casques sans fil pour avoir plus de liberté de mouvement. Le casque Bose QuietComfort 35 a une qualité audio incroyable. Les Airpods d’Apple sont très peu encombrants et parfaitement adaptés à une vie nomade. Ces deux appareils sont hors de prix mais le prix s’oublie, la qualité reste.

Ayez tout de même en backup des écouteurs filaires classiques (comme les Earpods d’Apple) au cas où le Bluetooth serait récalcitrant ou que vous vous retrouviez sans batterie.

4/ Privilégier la visio conférence

On a beau avoir tous les outils pour travailler efficacement à distance, le fait de ne jamais voir votre client reste une contrainte.

Certaines études disent que 55% de la communication est non verbale (expression du visage, langage corporel, …).

Aujourd’hui, tous les ordinateurs portables sont équipés d’une webcam. Utiliser une solution de visioconférence permettra de réduire cet inconvénient. C’est en plus sympa de voir son interlocuteur et vous permettra de partager votre écran si vous devez faire une présentation.

A éviter cependant les fois où vous travaillez en pyjama 🙂

5/ Proposer la bonne solution logicielle

Malheureusement, beaucoup de personnes restent peu habitués aux conférences téléphoniques et n’ont ni l’équipement matériel ni l’équipement logiciel adapté.

Au début de notre activité nomade, aucun appel ne se faisait correctement.

On avait beau être 100% opérationnel de notre côté, il y avait toujours un problème du côté du client.

Entre le client qui n’avait pas Skype d’installé, celui qui ne retrouvait plus ses identifiants, celui qui n’arrivait pas à faire fonctionner son micro, … L’horreur à chaque réunion !

C’est votre rôle de proposer la bonne solution à votre client pour que ça fonctionne au mieux.

De mon côté, voici les solutions que je préconise :

A/ Si j’ai un seul interlocuteur

Back to basics : je l’appelle directement sur son téléphone en utilisant mon numéro de téléphone virtuel français. Ca me coûte trois fois rien et c’est complètement transparent pour mon client qui n’a rien à installer et qui n’a pas besoin d’autres matériels que son téléphone.

La solution idéale.

B/ Si je veux faire de la visio conférence

Skype fonctionne très bien dans deux conditions : votre client l’a installé et il se rappelle de ses identifiants.

Je vous promets que vous voulez éliminer cette part d’aléatoire 🙂

La solution idéale pour moi est Appear.in C’est gratuit (limité à 4 interlocuteurs simultanés dans la version gratuite), il n’y a rien à installer (il utilise son navigateur sur ordinateur ou mobile) et votre client n’a pas besoin de s’inscrire (vous lui communiquez un simple lien de partage, toujours le même).

C’est simple et efficace.

Si votre client n’a pas de casque et que le son est nul, vous pouvez même couper le son, conservez l’image et lui téléphoner avec la solution A/

Avec Appear.in, vous pouvez également partager votre écran (pour cela, vous devez cependant installer un plugin sur votre navigateur mais cela se fait en un clic).

C/ Si vous avez plusieurs interlocuteurs répartis dans plusieurs endroits

Ca devient plus compliqué 🙂

Skype ou Appear.in ne sont pas vraiment des options, il y aura toujours un interlocuteur qui n’aura pas le matériel adéquat.

Gotomeeting est une excellente solution (payante). Un peu sur le même principe qu’Appear.in, vous allez pouvoir partager un lien (avec un code d’accès) pour l’aspect visuel sans qu’il n’y ait rien à installer.

Pour l’audio, chaque interlocuteur a le choix : si il est équipé, il peut utiliser son casque. Si il ne l’est pas, il peut appeler un numéro de téléphone gratuitement (avec un code d’accès) et ainsi utiliser son téléphone comme pour un appel classique.

Une excellente solution.

Conclusion

Ces conseils sont relativement basiques mais si vous les respectez tous, vous serez plus efficace que 90% de vos concurrents, qu’ils soient nomades ou pas.

Vous gagnerez en professionnalisme aux yeux de vos clients qui oublieront petit à petit que vous êtes à des milliers de kilomètres.

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    Jean-Benoit

    Passionné de SEO, Jean-Benoit a toujours rêvé d'aventures et de grands espaces. Ce tour du monde est pour lui la réalisation de son plus grand rêve.

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